【摘要】

2016年7月，我参加了╳╳市物价局发起的“智慧物价”信息综合管理平台系统的建设工作，担任承建方项目经理，该信息综合管理平台系统的主要功能有括价格监测预警、价格应急监测、价格监督检查、商品价格管理、价格认证管理、成本信息管理、价格信息发布、价格行政审批、价格调节基金监管、12358投诉举报联动、价格信息互动服务、收费管理、协同办公平台及物价门户网站等14个业务管理模块，建设费用780万元，系统上线之前用单一系统来进行信息管理与业务处理，信息孤立、统计繁琐、周期长，该项目于2017年6月通过了业主方的验收上线运行后,赢得了用户的一致好评，使项目获得了圆满成功。本文结合我的实际经验,以该项目为例,讨论了信息系统项目建设过程中的采购管理,主要从以下几个方面进行了阐述:规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购等内容，有效提高了采购管理水平，满足了项目干系人需求和期望。

 【正文】

╳╳市“智慧物价”信息综合管理平台系统项目是在政府加强对市场物价调控能力的背景下于2016年7月由╳╳市物价局启动的，我公司中标该项目，中标金额为780万元，其中软件部分为360万元。本人在该项目中担任项目经理，负责项目的全面管理。项目历时一年于2017年6月通过客户方的验收。

该项目旨在建立一套集物价信息采集、分析、处理、发布于一体的系统，包括价格监测预警、价格应急监测、价格监督检查、商品价格管理、价格认证管理、成本信息管理、价格信息发布、价格行政审批、价格调节基金监管、12358投诉举报联动、价格信息互动服务、收费管理、协同办公平台及物价门户网站等十四个子模块，涵盖了该单位的主要业务工作。系统采用J2EE体系结构，可实现B/S、手机客户端等多客户端接入，开发环境采用eclipse（Helios Service Release 1），数据库采用Oracle11g。

由于该系统具有建设规模大（涵盖物价部门几乎所有业务），建设时间紧（建设期限为一年），涉及的干系人多（内部干系人包括项目组各类成员、公司领导和相关部门人员，外部干系人不仅包括市局各科室，也包括12个区县物价局的相关人员、运营商等），参与的项目成员多（高峰时达到60人，我将小组成员分为硬件集成部署组、数据中心组、软件开发组、平台测试组（四个小组），采购的货物众多（网络及安全设备、存储设备、服务器、负载均衡、统一认证、虚拟化平台、数据库、触摸屏、信息采集设备等）等特点，为了保证项目圆满完成，我组建了强矩阵的项目组织结构，通过有效的项目管理，特别是出色的采购管理，带领项目团队全体成员经过奋战获得了良好的绩效，取得了项目的成功。本文将围绕该项目的采购管理进行重点讨论。

   一、规划采购管理

    在采购规划管理时，我们利用市场调研和自制或外购分析工具，编制了《采购管理计划》，理清了是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购这几个主要问题，同时也包括：合同类型、组织采购的人员、如何监控采购合同的执行情况等。我们按照《采购管理计划》进行发包规划的相关工作，我们采用公司比较成熟的采购文件模板编制本项目的《采购文件》，并确定了潜在供应商的入围标准和后续采购工作中对潜在供应商投标文件的评估标准。

二、实施采购

紧接着，我们在公司主页及某招投标网上发布了招标公告，进入采购招标阶段，一共有8家合格的潜在供应商购买了标书。当时我们这个采购项目从发标到开标一共有20天时间，在开标前10天，我们组织召开了一次投标人会议，8家潜在供应商都参加了投标人答疑会，最后有7家供应商在规定的时间前提交了他们的招标文件。开标和评标的当天，我们一共组织了7名专家组成评标小组（这5为专家分别来自公司的人、财、物各领域，我也作为专家参与了评标工作），按照《采购管理计划》、《评标标准》、《招标文件》，对4家潜在供应商的投标书从技术方案、商务资质和报价三方面进行了综合评分，最后确定了得分最高的一家潜在供应商中标。

三、控制采购

和中标供应商签订了采购合同之后，我们和供应商按采购合同开始履行双方的权利和义务。按采购合同规定，供应商需和我们同步完成任务，提交交付物。在合同管理的过程中，我们主要是定期跟踪分包商的工作进展和情况，判断其是否能在规定的时间内提交质量符合要求的交付物。但在采购合同的整个履约过程中，遇到了两个典型的采购问题，虽然这两个问题得到了成功的解决，但是对项目的进度还是产生了一定的影响（后面进行具体介绍）。

四、结束采购

    采购合同履约结束时，我们按合同规定支付了分包商的费用，并组织相关人员对本次采购工作的成功经验和存在不足进行了详细的总结。

在本项目的采购中我们面临的第一个问题是，供应商承诺按时交付的工作成果经常出现延期，第二个问题是供应商分批提交的手机客户端功能模块每次都需要经过反复才能达到最终用户的要求。

针对第一个问题，我们开始时认为是供应商投入的人员不足，于是要求他们增加人手，供应商增加人手后效果还是很有限。后来我尝试专门安排一位项目成员负责跟踪供应商，把对供应商的管理作为项目团队管理的一部分，把供应商的计划作为总计划的一部分，把供应商的执行纳入项目监控范围，发现问题当即整改。在我们严格要求下，供应商的工作进程明显改善了，工作进度能够跟上整体的进度了。

针对第二个问题，我们原以为是供应商负责开发本子系统的技术人员水平不够，经过了解发现他们的技能都还是不错的，工作经验也比较丰富。后来双方一起分析原因，发现问题在于他们对需求的理解存在一定的偏差，主要是我们在转述客户需求的时候，存在一定的信息过滤，造成他们在理解客户需求时存在偏差。于是我们决定，让承包商安排人员参与需求调研，和我们一起去用户现场直接听取用户的意见，效果果然很明显。

╳╳市“智慧物价”信息管理系统项目于2017年6月20日全部上线并顺利通过了用户的验收，在合同规定的完工时间前10天圆满完成了各项任务。截止目前，项目已上线运行了5个多月的时间，运行状况良好，得到用户的一致好评。项目取得成功得益于我们进行了有效的采购管理，在本项目采购管理方面，我们实践并总结了如下经验：必须把对外包供应商的管理当成项目管理的一部分，不但要求供应商提供的合格的结果，而且要监控供应商的工作过程；要让分包商参与到所承担的子系统的需求调研中去；尽可能在项目的早期就确定项目需要采购的内容，以便能有足够的时间确定采购方式和选择合适的供应商。

项目虽然取得了不错的成绩，但在采购管理方面还是存在不少需要改进的地方，如：在招标时没有设置一定的门槛，从而造成评标工作的困难，因为一些投标单位虽然报价较低，但实力较弱，评标时很难取舍；和分包商签订的合同条款不够细，可操作性不是很强，不便于监控合同的执行。

总结经验，吸取教训，相信通过不断的积累和不懈的努力，我的信息系统项目管理能力一定可以得到不断提高。