调研工作的开展
积极地参与到项目前期的调研工作,协助项目经理做好调研记录,特别对系统的整体功能和业务模块功能的理解,便于项目的开展时与客户、项目组成员的沟通。
调研工作的3个阶段:
第一个阶段叫调研准备阶段,这个阶段要完成调研计划的确认,调研背景资料的准备两方面的工作。这个阶段工作质量将对能否顺利开展调研工作起到关键保障作用.
第二个阶段就是现场调研阶段,根据调研计划完成各项调研工作,并取得用户认同。
第三个阶段就是调研后续工作落实阶段,调研结束后往往要准备产品演示,技术交流,解决方案等工作,所以调研结束后一定要趁热打铁,把后续工作落实到一定程度才能再做其它工作,此时调研工作才能算结束。
调研准备阶段需注意的地方
1)清楚调研的目的
对客户:让客户认为调研者已经非常了解或者有足够能力了解企业现有业务流程。
对公司:调研获得信息足够让后续者进入下一阶段工作。
2)计划必须细致到位
细化到每天的上午下午分别调研哪个部门,需要怎样资历人员配合,需要配合多长时间,将了解哪些方面的业务问题,需要准备哪些相关资料。
一份详细的计划做为开始,正是恰到好处的体现了我们的专业背景和职业素养。写一份详细的计划并非一定要让计划时间变得很长。任何调研工作都不可能把所有情况搞清楚,调研并不是一次就可以结束的事情。
3)计划内部沟通
调研工作不是一个单独的业务行为,调研是承上启下的一个工作。所以我们的调研计划一定要征求参与过调研其它人员意见,一些重点项目甚至是公司高管的意见,看看是否还值得推敲。
内部沟通计划的过程是和其它部门约定后续工作配合的过程,通过内部沟通在完善调研合理性基础上实际上确定如果调研工作结束,如何将我的工作移交给其它人,便于其安排后续工作。
4)提前做好准备
没有经过认真准备的调研,到了现场很可能对各种突发情况措手不及。
好的调研准备工作可以包括这么17个方面:
1、如果有的话,一定要认真阅读商务合同和技术协议。
2、阅读前期技术方案和各类备忘录。
3、和项目前期人员(咨询顾问、客户经理和平台主管)充分沟通。
4、熟悉公司已实施的相近项目的情况。
5、熟悉相关软件产品的功能及发展方向。
6、了解企业所处行业的行业特点、竞争态势、产品研发特点。
7、准备同用户交流时的软件原型或交流PPT。
8、准备企业业务调研问卷。不一定要给用户,但一定可以让自己不遗漏该问的问题。
9、设计业务调研方案。业务调研方案可以将自己调研经验不断积累,形成体系化的经验,大家现在看到的文字就是我不断完善业务调研方案的结果。
10、设计业务调研计划。计划一定要用心,用心才能做好。
11、准备业务调研培训材料。
12、软件安装盘和加密狗。有备无患。
13、电脑笔记本。IT农民的必备劳作工具,如果没有就用笔记本解决问题,没有电脑前麦肯锡一直是手记录问题,现在他们还是提倡手记录,因为方便。
14、WINDOWS2000/SQL SERVER/ORACLE安装盘等常用工具软件安装盘。有时候很有用。
15、别的项目常用样例及标准配置,用户很难提供明确需求的时候,让他们看看我们在别的企业成功样例,有助打开思路,也体现我们给用户带去先进管理方式和成功经验的合作初衷。
16、公司各种流程管理文档。对于一些用户了解我们公司内部问题的时候,如果搞不清楚该什么讲的时候不要信口开河,翻翻资料再说。
17、可能涉及业务难点培训资料和问题集。
现场调研阶段需注意的地方
1)主动与客户项目负责人会面,实现一下目的:
汇报我们的计划,请其再次确认,并请其协调资源安排人员配合。
汇报我们的调研工作方法,让负责人觉得我们做事很有套路,同时请其提出意见,做相应客户化调整。
借汇报机会了解他们上项目的初衷。
2)避免匆忙进入调研状态
提前预约时间,即尊重被调研用户又让被调研用户有所准备,保证质量。
进行具体调研业务前首先是和企业调研协调人确定今天一天的调研计划和资源可以到位,如果万一今天计划所在配合资源不在,给企业调研协调人几个替代性调整方案,其负责落实到位后才能放心的开展调研。这就避免出现上午调研完了发现下午没有人配合了的情况。
3)避免唱独角戏
调研者不停的提出问题,被调研者不断的再回答,好象成了一种审问和被审问的关系,这样的调研状态虽然可以收集大量信息,但从调研角度而言,不是最佳的选择。
真正有经验的调研者首先是先向用户了解整个业务过程,在具体业务过程中顺便了解我们想重点关心的问题。所有用户一定很熟悉自己每天进行的业务,并知道业务中他感觉比较痛苦的一些问题。所以调研的方式应该是站在用户的角度了解业务,有了一个对业务的总体认识,再了解细节也就更深入和细致。
好的调研者要充分的让用户讲话,自己只是在提话题,让用户有兴趣有心情把自己知道的事情完整有序地讲明白。
4)挖掘背后的需求
在调研过程中要随时分析现有流程存在的问题,而且一定要找到事例证明问题存在,并事后分析可能存在的改进点。
5)关键业务需询问多个人的意见
一些业务在整个调研工作中是占据很重要分量,而且涉及多个业务部门,这个时候调研就要记住“兼听则明,偏听则暗”,一定要把业务涉及不同部门意见都听到,也要把不同人对同一业务描述进行对比调研,关键业务一定要从其它人那里不断得到印证。
6)现场调研需要注意的地方
不征求用户同意就翻看其资料(如果有的竞争对手敏感资料想获得,也一定不要给别人看到;
调研过程中电话短消息不断;
在用户现场上网工作时顺便聊天看和工作无关的内容;
没有征求用户同意使用用户电话;
用户同意使用电话讲起来没完没了;
对用户现有各方面状态流露轻视的态度,例如认为用户条件不成熟,管理不到位,表现出眼界高人一等的想法。
良好的调研工作习惯
1)调研流程
提出调研内容,请企业项目组成员配合预约人员时间安排访谈;
访谈;
当场复述内容,确认理解对方表达的问题;
立即将整理访谈结果形成文档记录,确认需要继续了解的内容和未清楚的内容;
如果需要,安排时间请被访谈对象确认访谈文档记录,特别是一些关键名词定义部分;
和企业项目组成员配合约定下一时间段访谈安排。
2)调研顺序
先了解企业基本情况和项目组成员情况,由此建立对企业初步认识,对项目有个初步判断;
再了解企业组织结构和岗位设计,由此确定访谈对象;
再逐个按照业务口了解业务流,业务流要关心业务可以划分为哪些阶段,每个阶段应该是相互独立,彼此穷尽的。
每个业务阶段要问清楚业务目的,输入数据和输出数据,过程步骤,每个步骤的负责人,什么时候开始,什么时候结束。
输入数据其什么作用,有哪些信息传递到输出数据中。输出数据又起什么作用,是指导下游还是反馈上游。
业务流程调研质量评判标准就是能否清晰简明画出企业业务流程图和数据流程图。
3)编写调研日志
调研日志有三个要求:工作过程清晰化,调研内容结构化,不明内容有后续计划。
调研后续工作处理
调研结束后第一个必须尽快整理出业务调研报告,业务调研报告主体内容可以在业务分析会上得到用户确认。
业务调研报告完成后必须与项目组及时沟通,把调研报告交给他们,最好可以安排一个内部业务分析会议,做一个全面的介绍
注:借鉴前人文章总结得出。